Обеспечение сервиса печати и создание документов – достаточно важная составляющая в работе каждой компании. Бесперебойность документооборота все чаще ставится в ряд стратегически важных задач, поскольку простои сервиса печати могут привести к серьезным последствиям. Сопроводительная отгрузочная документация, сертификаты качества, бухгалтерские счета, оформление каталогов продукции – примеров может быть множество, а их сопровождение может оказаться серьезной нагрузкой для сотрудников IT-отдела. Мы предлагаем небольшой чек-лист, который поможет справиться с этой задачей.


Оценка текущей эффективности

Оцените, является ли оптимальной работа имеющегося в компании парка печатных устройств. Для этого стоит провести аудит инфраструктуры печати и процессов. Фактически, необходимо проанализировать тип печатных документов, которые производятся в каждом департаменте, объем данных документов, процесс, сроки и используемую технику для его производства. Все может оказаться гораздо сложнее, чем кажется на первый взгляд. Потребуется проанализировать реальную выборку по объемам печати со всех печатных устройств, учесть сезонность производства документов и уникальность требований каждого департамента к качеству самого документа и возможным доступным опциям его создания. Придется довольно глубоко погрузиться в процесс создания документов и понять степень удовлетворенности и потребности каждого отдела. Многие компании в силах справиться с подобной задачей самостоятельно, но если парк техники состоит из большого количества устройств, то провести данный анализ становится сложнее, а некоторым еще придется столкнуться со сложной географией офисов компании, что еще больше усложнит задачу.

Получив данную статистику, необходимо провести анализ каждой модели печатного устройства и понять, достаточен ли функционал устройства, его скорость печати, соответствует ли ресурс аппарата его реальным нагрузкам, а также определить, когда возможно потребуется замена модели.

Также важным вопросом будет совокупная стоимость эксплуатации устройства и возможность снижения цены без потери качества.

Собрав данные, необходимо оценить информацию и понять все возможные варианты и пути изменений. оптимальных вариантов и возможных изменений. При этом не вся информация и инструменты, необходимые для сбора статистики и последующего анализа, будут доступны в открытых источниках. Оцените свои силы: иногда лучше найти компанию на аутсорсе, обладающую экпертизой в данном вопросе и отвечающую за качество, чем браться за этот блок работ самостоятельно.

Внедрение изменений

Один из самых тяжелых этапов, т.к. человеку свойственно настороженно относиться к любым изменениям. Независимо от того, пойдет ли сотрудникам нововведение на пользу или нет, любые изменения в инфраструктуре печати приведут за собой дополнительные хлопоты в рабочем процессе, что может стать проблемой для IT-отдела.

Сами изменения можно проводить как постепенно, так и моментально, но, в любом случае, с мнением пользователей считаться нужно. Все преимущества обновленной системы должны быть четко и доходчиво донесены до каждого сотрудника компании, так же, как и цели, которые компания преследует при внедрении данных изменений. В этом процессе вам помогут информационные письма, тренинги и инструкции по использованию новых устройств и ПО, обучение администраторов и ключевых пользователей, обзор изменений для топ-менеджмента. Если все это входит в процесс обновления услуги – значит, работа проделана качественно. В противном случае любая недоработка может привести к определенным вопросам и проблемам.

Последующее управление системой печати

Важно помнить, что без постоянного процесса контроля и управления услуга сервиса печати теряет свой смысл. Процесс печати должен быть бесперебойным и отказоустойчивым, качество производимых документов всегда должно быть на необходимом уровне, а пользователи всегда должны иметь доступ к максимально возможному функционалу текущей системы. Поэтому организация должна иметь возможность мониторить работу печатных устройств и программных решений, незамедлительно реагировать на любые инциденты и оперативно вносить изменения в соответствие с задачами основного бизнеса компании.

Также необходимо четко контролировать количество инцидентов, связанных с сервисом печати, время реакции на устранение данных инцидентов и время восстановления сервиса. Здесь очень важно оценить нагрузку: в зависимости от размера компании и объема задач все это может означать как серьезные затраты времени системного администратора, так и выделение целого департамента сотрудников для управления процессами создания и сопровождения документации.

Еще один важный пункт для контроля – безопасность производимых документов и возможность утечки информации. В конце концов, перед каждым бизнесом возникает 3 пути решения данной проблемы: закрыть глаза на недостаточный контроль, поставить определенные задачи и загрузить собственных сотрудников или отдать данный процесс на управление сервисному провайдеру.

Оптимизация и упрощение рабочего процесса

С учетом всех последних технических достижений в области производства печатных устройств и сопровождающего программного обеспечения можно реализовать практически любое пожелание менеджмента: печать с мобильных устройств, автоматическую маршрутизацию документа после сканирования, запуск процесса по согласованию во внутренней ERP системе, распознавание документа и поиск определенных слов с автоматическим оповещением отдела безопасности, кастомизация интерфейса и упрощение работы устройств до нажатия нескольких кнопок, баркодирование и последующее распределение документов по папкам. Данный список ограничивается только фантазией, а возможность реализации – знаниями и экспертизой внутренних сотрудников.

В любом случае, уже на первых этапах можно оценить степень нагрузки и решить: способны ли вы внутри справиться с задачей или стоит передать ее на аутсорс. И мы скромно напомним, что можем вам в этом помочь.

Если у вас остались вопросы, обращайтесь в личных сообщениях или в комментариях. Будем рады ответить!

Источник